شرکت همیاران شمال شرق
شرح وظایف کارکنان مالی و اداری
مقدمه
امـور مالی (سازمان مالی)
تعریف
مجموعه ای است از واقعیتها, اصول و تئوریهائی که با تامین و بکارگیری منابع مالی توسط افراد و واحـدهای مختلف ارتباط دارد .
ماموریت
برنامه ریزی بمنظور تهیه و تنظیم دستورالعملها ، روشها و رویه های مالی بمنظور ایجاد هماهـنگی و انجـام عمـلیات حسابداری در واحد های مختلف بر اساس استانداردهای تعیین شده .
برنامه ریزی بمنظور تامین مالی، بودجه بندی ، ارزیابی پروژه های سرمایه گذاری برای طرح ریزی استراتژیهای بازاریابی و قیمـت گذاری محصولات .
برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل نسبتهای مالی واحدهای مختلف و بررسی گزارشهای مالی و روشن نمودن وضعیت مالی شرکت و ارائه گزارشات .
۱ – مدیر امـور مالی
۱-۲- تعریف
مـدیر مالی « حسابدار حرفه ای » اسـت که دارای « صلاحیت حرفه ای » بوده وضمن دارا بودن آگاهی های کلی در زمینه های متنوع امور مالی ودانش مدیریت ، در یک یا چند زمینه مشخص مالی نیز متخصص است .
۲-۲- حدود مسئولیتها
برنامه ریزی ،هدایت و هماهنگی و کنترل فعالیتهای مالی شـرکت در چهارچوب مقررات ، قوانین ، آئین نامه ها و دستورالعملهای مصوب و ایجاد هماهنگی برای انجام وظایف محوله و درون سازمانی و سایر ذینفعان مجاز به بهره برداری از اطلاعات مالی و ایجاد بخشها و دوایر یا رده های متعدد در حیطه مسئولیت ، برای تحصیل اهداف امور مالی . مدیرمالی همچنین در تدوین ضوابط ارتقاء کارکنان امور مالی , نقش اساسی دارد .
۳-۲- شرح وظایف
۱-۳-۲- مشارکت در برنامه ریزی و ارائه پیشنهادات وسیاستهای اعتباری و وصول مطالبات ونظارت برحسن اجرای آنها.
۲-۳-۲- تامین مالی و اعمال مدیریت بر وجوه نقـد و سایر دارائیهای پولی و تامین وجوه نقد اضافی در مواقع ضروری .
۳-۳-۲- نگهداری سوابق و مدارک مالی , کنترل فعالیتهای مالی , مشخص کردن انحرافات از عملکرد کارآمد و طرح ریزی شده همچنین اعمال مدیریت در پرداخت حقوق و دستمزد, امور مالیاتی موجودیها , دارائیهای ثابت و عـملیات کامپیـوتری .
۴-۳-۲- پیش بینی و طرح ریزی بلند مدت وجوه لازم برای سرمایه گذاری بر اساس تغییرات تکنولوژیک بازار سرمایه و بازده پروژه ها ی سرمایه گذاری همچنین بکارگیری ارقام پیش بینی نشده و تاریخی برای طرح ریزی عملیات آتی و آثار آن در سیاستهای سود آوری و پیش بینی اقـلام بهای تمام شده و هزینه .
۵-۳-۲- برنامه ریزی و سازماندهی بمنظور انجام وظایف مختلف امور مالی شـرکت .
۶-۳-۲- تهیه و تنظیم خط مشی ها , دستورالعملها , روشها و رویه های مالی و تهیه و طراحی فرم های مورد نیاز، بمنظور ایجاد هماهنگی در انجام امورمالی واحدهای مختلف.
۷-۳-۲- تصمیم گیری واعلام نظر نهایی در موارد پیدایش اختلاف نظر بین واحدهای تابعه .
۸-۳-۲- دریافت گزارشهای مالی از واحدها ، پروژه ها و سایر مدیریت ها وبررسی و اظهارنظر بر آنها و تحلیل مغایرتها .
۹-۳-۲- اعمال نظارت و کنترل بمنظور حسن اجرای قوانین , مقررات , دستورالعملها وبخشنامه های مالی در واحد های مختلف .
۱۰-۳-۲- طبقه بندی حسابها ـ ودرصورت نیاز ـ طبقه بندی گروه کالاها وکدینگ مربوط به موجودیها و انبار، براساس سیستم های مکانیزه وپیشنهاد وتائید تغییر یا تهیه سیستـم های نرم افزاری مالی بصورت سفارشی یا پکـیـج .
۱۱-۳-۲- نظارت و کنترل بمنظور حفـظ و نگهداری اموال و دارائیهای شـرکت .
۱۲-۳-۲- برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل های ترازنامه و سود وزیان و صورت منابع و مصارف واحدهای مختلف .
۱۳-۳-۲- برنامه ریزی وکنترل اقلام بمنظور اداره دارائیها وسرمایه در گردش شـرکت و تامین اعتبار مورد نیاز واحد های مختلف بر اساس بودجه سالانه که مورد تصویب هیئت مدیره شـرکت رسیده باشد .
۱۴-۳-۲- پیش بینی ، طرح ریزی و ارائه بودجه دوره ای شرکت براساس برنامه ها ، پروژه ها وسفارشات و نیازهای اعلام شده واحدهای مختلف واستراتژی اعلام شده ازسوی هیئت مدیره ، با درنظرگرفتن روند سنواتی منابع ومصارف و تغییرات احتمالی آتی .
۱۵-۳-۲- ارزیابی عملکرد واحد ها با توجه به بررسیها و نتایج گزارشهای مالی و ارائه گزارش برای مقام مافوق .
۱۶-۳-۲- ارزیابی مستمر سیستمها , روشها , و فرضهای مرتبط با امور مالی واعلام نقاط قوت و ضعف روش های اجرایی موجود و ارائه پیشنهادات اصلاحی .
۱۷-۳-۲- انجام وظیفه بعنوان عامل کنترلی بر اساس شرح وظایف مصوب ودستورالعمل های درون سازمان منطبق با استانداردهای حسابداری .
۱۸-۳-۲- تنظیم گزارشات مالی عندالاقتضا.
۱۹-۳-۲- برنامه ریزی بمنظور حسابرسی ضمنی و پایان سال واحدهای مختلف بمنظور حسن انجام کار بر اساس صلاحدید مقام مافوق .
۲۰-۳-۲- عضویت و شرکت در جلسات کمیته وام، معاملات وسایرکمیته ها یا جلسات یا سمینارهای داخلی یا خارجی شـرکت به تشخیص مـدیریت شـرکت.
۲۱-۳-۲- برنامه ریزی واجرای طرح های مصوب مزایای کارکنان و نظارت بر حسن اجرای نظام های پرداخت پرسنلی، بمنظور ایجاد انگیزش در کارکنان.
۲۲-۳-۲- بررسی و تطبیق فعالیتها با بودجه مصوب و تجزیه و تحلیل انحرافات .
۲۳-۳-۲- تشخیص وتامین نیازهای آموزشی و تخصصی کارکنان تحت مـدیریتی همگام با ضرورتهای شـرکت .
۲۴-۳-۲- سازماندهی و جابجایی پست های درون سازمانی یا تغییر شرح شغل کارکنان امور مالی، با توجه به نیازهای امورمالی شرکت وتوانایی های کارکنان .
۲۵-۳-۲- تشخیص نیاز و اعزام کارکنان به ماموریتهای مورد نیاز حسب مورد .
۲۶-۳-۲- تصویب هر نوع گزارش از جمله گزارشات دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .
۲۷-۳-۲- سایر وظایف محوله بر اساس سیستمهای مدون وبه تشخیص مـدیریت محتـرم شـرکت .
۴-۲- ارتباط سازمانی و جذب نیرو
۱-۴-۲- مستقیم زیر نظر رئیس هیئت مدیره و در غیاب ایشان، زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه مینمایند .
۲-۴-۲- ارتباط و هماهنگی مستقیم با سایر مدیریت ها و کلیه واحدهای تحت پوشش شـرکت و شرکتهای گروه یا سایر شرکت ها و مؤسسات مـرتبط با فعالیت های مالی شرکت .
۳-۴-۲- لیسانس مرتبط با ۱۰ سال سابقه کار مفید یا فوق لیسانس مرتبط با ۷ سال سابقه کار مفید یا دکترا با سه سال سابقه کار مفید .
۲ – سرپرست حسابداری
۱-۲- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات
۱-۲-۱- کنترل حساب مشتریان وانجام تعـدیلات لازم .
۲-۲-۱- پیگیری تسویه حساب با بدهکاران .
۳-۲-۱- پیگیری ضمانتنامه ها و اسناد تضمینی .
۴-۲-۱- همکاری در عملیات بستن حسابهای پایان دوره مالی .
۵-۲-۱- کنترل و نظارت بر حسن اجرای شرح وظایف پرسنل حسابداری .
۶-۲-۱- پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و سفارشات خارجی .
۷-۲-۱- کنترل صحت مدارک ضمیمه اسنادحسابداری
۸-۲-۱- کنترل محاسبات دریافت ها و پرداخت ها .
۹-۲-۱- صحت سرفصل (کد ) آرتیکل های اسناد حسابداری صادره.
۱۰-۲-۱- کنترل گردش و مانده حسابها.
۱۱-۲-۱- هماهنگی و همکاری با حسابرسان شرکت بمنظور شفاف سازی و رفع ابهام از حسابها و اسناد و ارتقاء کیفی گزارشات ارائه شده توسط آنها .
۱۲-۲-۱- ارائه گزارش واعلام بموقع هرگونه محدودیت در انجام امور محوله و یا هرگونه نقطه ضعف در روشهای اجرائی ، بهمراه پیشنهادات اصلاحی ، به مدیر مالی.
۲-۲ – شرح وظایف
۱-۲-۲- انجام کلیه امور محوله صرفا” بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای موجود استعلام موضوع از مدیر مالی قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .
۲-۲-۲- ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .
۳-۲-۳- تهیه و تنظیم صورتهای مغـایرت مربوط به حسابهای فی مابین با سایر شرکتها یا پیمانکاران ومشتریان و سایر افراد طرف حساب با شرکت و اقـدام جهت رفع مغایرت آنها و ارائه گزارش مربوطه به مدیرمالی .
۴-۲-۳- صدور درخـواست پرداخت ازطریق حسابهای بانکی یا تنخواه گردان ، جهت تائیـد مدیر مالی وتصویب مـدیریت – در صورت لزوم – پس ازاطمینان از کفـایت مدارک ومستـندات مربوطه و کنترل مانده ها و سوابق قبلی.
۵-۲-۳- پیگیری جهت تسویه حساب پیش پرداختها , قراردادها و سایربـدهـی ها و مـطالبات شرکت .
۶-۲- ۳- تهیه نسخه پشتیبانی از سیستمهای مکانیزه در اختیار بر روی دیسکهای کامپیوتری به صورت روزانه و نگهداری آنها در محل امن ، پس از اطمینان از صحت فایل های اطلاعاتی موجود برروی آنها .
۷-۲-۳- ثبت ضمانت نامه ها و سپرده های شرکت نزد اشخاص و پیگیری وصول آنها در موعـد مقـرر.
۸-۲-۳- نظارت و کنترل بر اجرای صحیح امورمحوله در چارچوب شرح وظایف تعیین شده جهت کارکنان واحد حسابداری .
۹-۲-۳- پاسخگویی ورفع سؤالات و مشکلات فنی پرسنل واحد حسابداری ودر صورت لزوم انتقال موارد به مدیر مالی جهت تعیین تکلیف .
۱۰-۲-۳- هماهنگی بامدیر مالی جهت انجام امور محوله به حسابداری و پیشبرد اهداف و برنامه های تعیین شده .
۱۱-۲-۳- نگهداری وراهبری سیستم های مکانیزه حسابداری و صندوق و حقوق و دستمزد و سایر سیستمهای نرم افزاری مورد نیاز برحسب مورد وثبت روزانه اطلاعات لازم در آنها .
۱۲-۲-۳- صدور اسناد مربوط به بستن حسابها و سند افتتاحیه .
۱۳-۲-۳- همکاری با مدیر مالی و سایر واحدهای امور مالی جهت عملیات بستن حسابها در پایان دوره مالی و تهیه صورتهای مالی اساسی و صورتها و گزارشات میان دوره ای .
۱۴-۲-۳- ارتباط با بانک های طرف حساب شرکت .
۱۵-۲-۳- پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و کنترل مدارک به منظور اطمینان از صحت انجام کار در حداقل زمان ممکن .
۱۶-۲-۳- بستن حسابها وتهیه صورتهای مالی قانونی و گزارشات پایان سال تحت نظر مدیر مالی یا مشاوران معرفی شده به این منظور، که با تشخیص مقام مافوق صورت خـواهد گرفت .
۱۷-۲-۳- کنترل اصالت قانونی مستندات پیـوست سند حسابداری وصحت مبالغ وعدم قلم خوردگی ومخدوش بودن آنها وتطیق پرداختها با قوانین داخلی شرکت و استانداردها و رویه های موجود .
۱۸-۲-۳- کنترل سرفصل حسابها در کلیه سطوح آرتیکل های موجود در اسناد از نظر انطباق حساب با مدارک ضمیمه و موضوع سند و استانداردها و رویه های حسابداری و قوانین شرکت .
۱۹-۲-۳- کنترل صحت محاسبات مربوط به دریافت ها و پرداخت های شرکت .
۲۰-۲-۳- کنترل مدارک و مستندات ضمیمه اسناد از نظر کفایت مدارک وصحت محاسبات ، جمع تعدادی و ریالی فاکتورها ، کفایت تائید کنندگان و …
۲۱-۲-۳- تائید و امضا اسناد پس از انجام کلیه کنترل های لازم .
۲۲-۲-۳- ارجاع اسناد در فاصله زمانی تعیین شده جهت رویت وتائید نهایی مدیر مالی .
۲۳-۲-۳- کنترل گردش حسابها و مانده آنها و اعلام موارد مشکوک یا اشتباهات به مدیر مالی جهت پیگیری یا صدور اسناد اصلاحی .
۲۴-۲-۳- کنترل دوره ای حسابهای باز نظیر پیش دریافت ها و پیش پرداخت ها، حسابها واسناد دریافتنی و پرداختنی ، بمنظور تسویه حساب یا انجام ثبت های لازم .
۲۴-۲-۳- پیگیری تسویه حسابهای تنخواه گردانها در پایان دوره مالی یا در سایر مقاطع اعلام شده از سوی مدیر مالی .
۲۵-۲-۳- پیگیری وگـزارش اشتباهات موجود درحسابها ازنقطه نظر سرفصل وکدینگ حسابها واقدام درجهت اصلاح اشتباهات .
۲۶-۲-۳- تائید کنترل های صورت گرفته توسط مسئول صدور سند و بررسی اسناد اصلاحی مربوطه و تائید کنترل ممیزی اسناد .
۲۷-۲-۳- کنترل ثبت ماشینی وتائیـد اسناد بمنظور قطعی نمودن آنها و صحت اطلاعات ثبت شده در کامپیوتر .
۲۸-۲-۳- تائید هر نوع گزارش از جمله گزارشات دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .
۲۹-۲-۳- نظارت برثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .
۳۰-۲-۳- کنتـرل وتطبیـق هرنوع پرداخت ، با سوابق قبلی (مانده بدهی یا بستانکاری قبلی ).
۳۱-۲-۳- کنترل قراردادهای شرکت با واحد های مختلف و اشخاص یا شرکتهای ثالث در هر مرحله از پرداخت و تائید پیشرفت کار آنها .
۳۲-۲-۳- درجریان قراردادن مقام مافوق ازمواردی که درحین رسیدگی به آنها برخورد میکند .
۳۳-۲-۳- محرمانه تلقی نمودن اطلاعاتی که در طول رسیدگی باآن برخورد میشود .
۳۳-۲-۳- انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
۳-۳- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
۱-۳-۲- مستقیم زیر نظر مدیر امورمالی و درغـیاب ایشان زیر نظر مدیر عامل یاجانشین تعیین شده انجام وظیفه می نمایند .
۲-۳-۳- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
۳-۳-۳- لیسانس مرتبط با ۴ سال سابقه کار یا فوق دیپلم مرتبط با ۷ سال سابقه کار یا دیپلم با ۱۰ سال سابقه کارمفید .
۳ – حسابدارمدیریت
۱-۳- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات
۱-۱-۳- مسئولیت نظارت و کنترل برعمـلیـات و نگهداری وثبت اطلاعات آماری مربوط به تولید محصول به تفکیک محصول و مراحل تولید و سفارش از زمان شروع سفارش تا زمان تحویل و تسویه حساب مالی با پیمـانکاران و خریداران و تامین کنندگان قطعات و مواد اولیه و تنظیم و ارائه صحیح و بموقع گزارشات مالی در چهارچوب اصول و استانداردهای مورد قبول حسابداری , قوانین و مقررات جاری و دستورالعملهای مربوطه و نیز مسئولیت ایجاد هماهنگی لازم با سایر واحدهای تابعه امورمالی و سایر شرکتها یا نمایندگان آنها در پروژه ها – صرفا” درحیطه مسئولیت های محوله – بعهده مسئول این واحد میباشد .
۲-۱-۳- تهیه گزارشات خرید و فروش فصلی و سایر گزارشات مالیاتی .
۳-۱-۳- ارائه گزارشات بموقع در خصوص وضعیت بدهکاران شرکت و پیش پرداخت ها .
۲-۳- شرح وظایف
۱-۲-۳- انجام کلیه امور محـوله صرفـا” بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عـدم دسترسی به روشهای لازم درزمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای مـوجـود استعلام موضوع از مقام مافوق قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .
۲-۲-۳- تهیه گزارشات خرید و فروش سه ماهه .
۳-۲-۳- تهیه گزارش و اظهارنامه مالیات برارزش افزوده در مهلت های قانونی تعیین شده و پیگیری جهت تحویل موارد به مراجع مربوطه .
۴-۲-۳- ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .
۵-۲-۳- تهیه گـزارشات تفکیکی و آماری و نمودارهای مقایسه ای مورد نیاز درهـر پروژه بصورت مستمر و موردی ، جهت ارائه به مدیریت .
۶-۲-۳- محاسبه وتعدیل ذخیره های موردنیاز درپایان دوره مالی ، نظیربازخـرید سنـوات خدمت کارکنان ، بازخرید مرخصی ، هزینه های تحقق نیافته و… .
۷-۲-۳- انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
۳-۳- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
۱-۳-۳- مستقیم زیر نظررئیس حسابداری و درغـیاب ایشان زیر نظر مدیر امورمالی
انجام وظیفه می نمایند .
۲-۳-۳- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
۳-۳-۳- لیسانس مرتبط با ۳ سال سابقه کار یا فوق دیپلم مرتبط با پنج سال سابقه کار مفید.
۴- حسابدار صنعتی
۱-۴- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات
۱-۱-۴- انجام امور حسابداری انبار.
۲-۱-۴- جمعـداری اموال و نگهداری و راهبری سیستم اموال .
۳-۱-۴- همکاری جهت بستن حسابها در پایان دوره مالی .
۴-۱-۴- محاسبه و بروزآوری بهای تمام شده کالای تولید شده و در جریان ، بر اساس رویه و روش های از پیش تعیین شده .
۵-۱-۴-
۲-۴- شرح وظایف
۱-۲-۴- انجام کلیه امور محوله صرفا” بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
۲-۲-۴- نگهـداری و کنترل حسابهای انبار و صدوراسناد مربوطه .
۳-۲-۴- ریالی کردن حواله های انبار براساس روش های تعیین شده جهت نگهداری حسابداری انبار.
۴-۲-۴- کنترل موجودی کلیه اقلام موجود در آرشیو موسسه (کتاب ،CD و … ) ورفع مغایرت احتمالی .
۵-۲-۴- شناسایی و صورت برداری ونگهداری وطبقه بندی کلیه اموال منقول وغیرمنقول شرکت ونصب برچسب شماره اموال ازطریق جمعداری اموال وثبت درسیستم کامپیوتری یا دفتراموال وارائه اطلاعات به حسابداری جهت ثبت وصدورسند حسابداری و بازرسی وکنترل اموال ودارائیهای موجود درشرکت وواحدهای تابعه ،ازطریق کنترلهای مقطعی به منظوراطمینان از صحت سیستم نگهـداری اموال .
۶-۲-۴- ارزیابی ، برنامه ریزی ، تهیه اطلاعات وآماروتهیه گزارش مربوط به اموال ودارائیهای ثابت شرکت واموال ودارائیهای اسقاط وازرده خارج یا مازاد برنیازشرکت .
۷-۲-۴- جمعـداری اموال و نگهداری و راهبری سیستم اموال .
۳-۴- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
۱-۳-۴- زیر نظر سرپرست حسابداری و در غیاب ایشان مستقیما زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .
۲-۳-۴- ارتباط و هـمکاری با واحـدهای تابعه امور مالی در جهت ارائه اطلاعات و مستندات مورد نیاز آنها وارتباط با قسمت فروش شرکت ودفتر فنی و اجرایی .
۳-۳-۴- آشنایی با کامپیوتر وتسلط به نرم افزارهای کاربردی مالی و آماری متـداول روز.
۴-۳-۴- لیسانس مرتبط با ۴ سال سابقه کار مفید یا فوق لیسانس مرتبط با ۲ سال سابقه کار مفـید .
۵- حسابدار مالی
۳-۱- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات
۴-۱-۵- صدور اسناد جاری حسابداری .
۴-۱-۶- صدور اسناد اصلاحی .
۴-۱-۷- دریافت و بررسی اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به حسابداری .
۵- ۱-۱-۳- تهیه لیست حقوق ماهانه .
۶- ۱-۱-۴- نگهداری و راهبری سیستم حقوق و دستمزد .
۷- ۱-۱-۵- نگهداری ، راهبری ، وتهیه گزارش از سیستم پرسنلی .
۷-۱-۴- تهیه لیست های ماهانه بیمه و اظهارنامه مالیاتی حقوق و دستمزد.
۳-۲- شرح وظایف
۳-۲-۱- انجام کلیه امور محوله صرفا” بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
۳-۲-۲- صدورکـلیه اسناد حسابداری شرکت اعم از تنخواه گردانها , اموال و دارائیهای ثابت خریداری شده وفروش رفته ، درآمدها وفروش ، حقـوق ودستمزد ، اسناد اصلاحی ، و اعلام نواقص موجود درمستندات ارسالی ، به واحدها یااشخاص ارجاع دهـنده .
۳-۲-۵- نگهداری وکاربری سیستم نرم افزاری مالی شرکت وتهیه نسخه پشتیبانی بصورت هفتگی از اطلاعات موجود و نگهداری آنها در محل امن پس از اطمینان از صحت اطلاعات کپی برداری شده.
۳۳-۲-۱۱- دریافت و بررسی کلیه اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به سیستم حسابداری .
۳-۲-۱۲- تهیه پرینت اسناد و الصاق مدارک مربوطه جهت ارائه سند به رئیس حسابداری در فاصله زمانی تعیین شده .
۱-۲-۷- نگهداری وراهبـری سیستم های مکانیزه حقوق و دستمزد وثبت ماهانه اطلاعات لازم در آن و کاربری سایر سیستمهای نرم افزاری مـوجود .
۱-۲- ۸- محاسبه وصدور اسناد پرداخت و کـنترل حسابهای مربوط به پرسنل از قبیل وام پرسنلی ، مساعده ، حق ماموریت ، حقوق معـوقه ،حق الزحمه ، تسویه حساب با کارکنان و… وتهیه سوابق جهت ارائه به بایگانی مالی و اداری .
۱-۲-۹- تهیه و کنترل لـیستهای مربوط به حقـوق و دستمزد ماهانه ، اظهارنامه ماهانه مالیاتی و لیست بیمه وتهیه فـیش پرداخت حقـوق کارکنان جهت ارائه به اموراداری .
۲-۵- ثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .
۳-۲-۱۳- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
۳-۳- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
۳-۳-۱- مستقیم زیر نظر رئیس حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .
۳-۳-۲- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
۳-۳-۳- لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با ۳ سال سابقه کارمفـید .
۶ – مسئول خزانه داری
۱-۶- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات
۱-۱-۶- نگهداری و کنترل حسابهای بانکی شرکت.
۲-۱-۶- صدور ودریافت اسناد پرداختنی و دریافتنی .
۳-۱-۶- نگهداری تنخواه گردان و سایر وجوه نقد و اوراق بهادار .
۴-۱-۶- رفع مغایرات بانکی .
۵-۱-۶- نگهداری اسناد مالی و کلیه امور بایگانی مالی و اداری.
۶-۱-۶- پیگیری امور مربوط به ضمانتنامه های بانکی و اعتبارات .
۷-۱-۶- ثبت اسناد حسابداری مرتبط .
۲-۶- شرح وظایف
۱-۲-۶- انجام کلیه امور محوله صرفا” بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
۲-۲-۶- بایگانی کلیه نامه ها , اسناد حسابداری و مدارک وارده به امـورمالی با مجوز مدیرمالی درفایل ها وپرونده های طبقه بندی شده مشخص بگونه ای که دسترسی به آنها درحـداقل زمان ممکن میسرباشد.
۳-۲-۶- تلاش در جهت حفظ و نگهداری کلیه مدارک موجود در بایگانی.
۴-۲-۶- نگهداری و راهبری و ثبت اطلاعات خزانه داری در سیستم خزانه داری و تهیه گزارشات لازم از سیستم و تهیه نسخه پشتیبان حداقل بصورت ماهانه و نگهداری آن درمحل امن .
۵-۲-۶- دریافت و نگهداری کلیه وجوه نقد و اسناد دریافتنی دریافت شده از اشخاص و صدور فرمهای رسید و آماده سازی آنها جهت واگـذاری به بانک در اسـرع وقـت .
۶-۲-۶- ارائه چکهای دریافتی به بانک ، پس ازانجام پشت نویسی و امضاء مقام مجازو کنتـرل های تکمیلی لازم .
۷-۲-۶- دریافت اسناد تضمینی از اشخاص حقیقی وحقـوقی ، درارتباط با قراردادهای فیمابین، یا سایراسناد تضمینی و اوراق بهادارمربوط به شرکت که از سوی مدیرمالی ارجاع می گردد وحفاظت ونگهداری آنها درمحل امن (گاوصندوق ) وارائه یک نسخه از رسید واصل مدارک به حسابداری .
۸-۲-۶- صدور چک پس ازدریافت فرم مجوزصدور ومنطبق با مفاد آن وارسال چک های صادره به همراه اسناد مربوطه جهت امضاء مدیریت .
۹-۲-۶- نگهداری دسته چک ها یا چکهای صادره در جریان امضاء، یا امضاء شده، تا زمان تحویل به ذینفع .
۱۰-۲-۶- پیگیری امور مربوط به بانک ودریافت چکهای برگشتی ازطریق مراجعه مستمرومنظم به بانکهایی که شرکت درآنها دارای حساب می باشد ودریافت کلیه اعلامیه های بانکی وغیره ، جهت ارائه به حسابداری پس از گزارش به مافوق .
۱۱-۲-۶- نگهداری صندوق نقدی یا تنخواه گردان شرکت و انجام پرداختهای مجاز ومرتبط با ماموریت تنخواه گردان در چارچوب آئین نامه
۱۲-۲-۶- تهیه صورت گردش صندوق وارسال اسناد پرداخت به حسابداری جهت کنترل وتامین موجودی .
۱۳-۲-۶- کنترل مستمر نقدینگی و تهیه گزارشات روزانه ازموجودی بانکها و کلیه دریافت و پرداختها .
۱۴-۲-۶- ثبت و نگهداری روزانه صورت موجودی کلیه اسناد و اوراق بهادار موجود در صندوق .
۱۵-۲-۶- تهیه پیش نویس نامه ها و مکاتبات مربوط به جابجایی حسابها یا سایر موارد مرتبط با بانک های شرکت با اخذ مجوز مدیر مالی و پیگیری آنها تا حصول نتیجه نهایی .
۱۶-۲-۶- تهیه گزارشات مستمر یا خاص مورد نیاز بر اساس اطلاعات موجود و مرتبط با فعالیت خزانه داری.
۱۷-۲-۶- بررسی و کنترل صحت متن چک های صادره با درخواست چک و مستندات پیوست و رعایت کلیه موارد ایمنی لازم در متن چک.
۱۸-۲-۶- تحویل مدارک واسناد موجود دربایگانی ،به کارکنان یا سایراشخاص مجاز، برای استفاده در امورمـرتبط در قبال اخذ رسید.
۱۹-۲-۶- مراجعه به بانک ها جهت وصول چک های صادره (تنخواه گردان ، حقوق ، … ) یا جابجایی و وصول چک های دریافت شده از مشتریان شرکت .
۲۰-۲-۶- تحویل چک های صادر شده به همراه فرم ها و مدارک مربوطه به شعب سازمان تامین اجتماعی ، سازمان امور مالیاتی و … در مهلت قانونی مقرر.
۲۱-۲-۶- تحویل مدارک و مکاتبات خاص مالی به ادارات و سایر شرکتهای ذینفع .
۲۲-۲-۶- پرداخت حقوق کارکنان یا سایر پرداختهای نقدی دارای مجوز پرداخت .
۲۳-۲-۶- پیگیری ضمانتنامه های بانکی درخواست شده از بانکهای طرف حساب و اقدام درجهت تکمیل امضاء و مدارک لازم جهت آنها .
۲۴-۲-۶- پیگیری جهت ابطال ضمانتنامه های منقضی شده و دریافت مدارک و وثیقه های مربوطه از بانک ها .
۲۵-۲-۶- تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز در خصوص حسابهای بانکی و موجودیهای نقد وسایر گزارشات مرتبط با خزانه داری.
۲۶-۲-۶- تهیه کلیه گزارشات مرتبط با وضعیت ضمانتنامه های بانکی و اسناد تضمینی و وثائق .
۲۸-۲-۶- محاسبه و کنترل کارمزدهای بانکی بمنظور اطمینان از صحت محاسبه آن و صدور اسناد حسابداری مربوطه .
۲۹-۲-۶- صدور کلیه اسناد حسابداری مربوط به دریافت و پرداخت ووصول یا برگشت چک ها واعلامیه های صادره از سوی بانک.
۳۰-۲-۶- مراقبت و نگهداری اطلاعات سیستم های نرم افزاری تحویل گرفته شده و پیگیری جهت پشتیبانی و رفع مشکلات احتمالی آنها از شرکتهای مربوطه .
۳۱-۲-۶- تحویل خلاصه لیست ماهانه حقوق و سایر مدارک مرتبط به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.
۳۲-۲-۶- تحویل گزارشات خرید و فروش فصلی و مدارک مربوط به مالیات ارزش افزوده به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.
۳۱-۲-۶- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده ازسوی مدیرمالی محول میگردد.
۳-۶- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
۱-۳-۶- مستقیم زیر نظر سرپرست حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .
۲-۳-۶- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
۳-۳-۶- لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با ۲ سال سابقه کار یا دیپلم با ۴ سال سابقه کارمفـید .
۷- تحصیلـدار
۴-۱- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات
۴-۱-۱- حمل بسته ها ، نامه ها و سایر لوازم از شرکت جهت اشخاص و بالعکس .
۴-۱-۲- دریافت مطالبات اسناد دریافتنی ، قراردادها و… ازمشتریان یا سایر اشخاص .
۴-۱-۳- دریافت وجه نقد و چک از بانک یا بالعکس .
۴-۱-۴- پیگیری امور مربوط به سازمان تامین اجتماعی جهت کارکنان.
۴-۱-۵- مراجعه به ادارات ، سازمانها وسایر شرکتها ، بمنظور پیگیری و انجام امور اداری شرکت .
۴-۱-۶- انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی .
۴-۲- شرح وظایف
۴-۲-۱- انجام کلیه امور محوله صرفا” بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
۴-۲-۲- نگهداری وحفظ کلیه اقلام دریافت شده تا زمان تحویل به مراجع تعیین شده یا ارجاع به مسئول مربوطه .
۴-۲-۳- ارسال کلیه نامه ها و بسته های تحویل شده به شرکت یا اشخاص تعیین شده در زمان معین.
۴-۲-۴- تحویل کلیه مرسولات و بسته های پستی به دفاتر و ادارات پست وارائه رسید مربوطه به مسئول تنخواه گردان پس از اخذ تائید مدیر اداری .
۴-۲-۵- دریافت کلیه چک ها اوراق بهادار وسایر مدارک اعلام شده از سوی مدیریت از اشخاص تعیین شده .
۴-۲-۶- واگذاری چکها و وجوه نقد دریافت شده توسط امور اداری ، به بانک یا به سایر اشخاص اعلام شده .
۴-۲-۷- ارتباط تلفنی مستمر و منظم با مدیرامور اداری یا سایرپرسنل (با توجه با نوع کار محول شده ) از خارج شرکت .
۴-۲-۸- مراجعه دوره ای به شعبه یا کارگزاری های سازمان تامین اجتماعی بمنظور تمدید یا صدور دفترچه های درمان یا سایر امور مرتبط بیمه کارکنان .
۴-۲-۹- تحویل لیست و سایر مدارک مربوط به پرداخت حق بیمه ماهانه کارکنان شرکت به سازمان تامین اجتماعی یا سایر سازمانهای بیمه ای مرتبط با شرکت ..
۴-۲-۱۰- انجام امور اداری مرتبط با مدیران ارشد شرکت .
۴-۲-۱۱- مراجعه به وزارت بازرگانی و سایر مراجع مرتبط جهت انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی .
۴-۲-۱۲- مراجعه به سازمانها و ادارات جهت پیگیری و انجام امور درخواست شده توسط واحد بازرگانی .
۴-۲-۱۳- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
۴-۳- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
۴-۳-۱- مستقیم زیر نظر مدیر اداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیر مالی یا جانشین وی انجام وظیفه می نمایند .
۴-۳-۲- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
۴-۳-۳- حداقل تحصیلات سوم راهنمایی با دوسال سابقه کار کارمفـید .
۸– مسئول اداری (کارگزینی)
۱-۸- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات
۱-۱-۸- ایجاد و تکمیل پرونده های پرسنلی.
۲-۱-۸- امور بایگانی مکاتبات و مدارک پرسنلی .
۳-۱-۸- پیگیری و اجرای طرح های انگیزشی و رفاهی مصوب مرتبط با کارکنان.
۴-۱-۸- ایجاد ارتباط و تعامل با کارکنان بمنظور رفع مشکلات و نیازهای آنها در چارچوب آئین نامه ها و رویه های موجود در سازمان.
۵-۱-۸- انجام امور اداری مربوط به قطع همکاری پرسنل .
۶-۱-۸- تهیه قراردادها ی کار جهت کارکنان و پیگیری تکمیل آنها در زمان مقرر.
۷-۱-۸- کلیه امور مربوط به بیمه های شرکت.
۸-۱-۸- امور مربوط به آموزش کارکنان .
۲-۸- شرح وظایف
۱-۲-۸- تشکیل پرونده جهت کلیه کارکنان.
۲-۲-۸- کنترل و تکمیل مدارک اولیه پرسنلی جهت نگهداری در پرونده.
۳-۲-۸- پیگیری رفع نواقص مدارک پرسنلی از کارکنان تا زمان رفع نقص.
۴-۲-۸- پیگیری صدور کارت پرسنلی و ثبت نام کارکنان جدیدالاستخدام در سیستم حضور و غیاب.
۵-۲-۸- ثبت کلیه اطلاعات پرسنلی مورد نیاز در سیستم پرسنلی.
۶-۲-۸- اعلام شروع بکار یا خاتمه کار کارکنان به نگهبانی و امور مالی و سایر مبادی ذینفع در اسرع وقت .
۷-۲-۸- صدور برگه مرخصی جهت کارکنان پس از انجام کنترل های لازم برابر آئین نامه های مربوطه.
۸-۲-۸- ثبت برگه های مرخصی در کاردکس و سیستم های پرسنلی و حضوروغیاب.
۹-۲-۸- کنترل حضور و غیاب کارکنان و پیگیری نواقص ثبت ورود و خروج در سیستم حضور و غیاب تا زمان تعیین تکیف نهایی و ثبت موارد در سیستم.
۱۰-۲-۸- تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز مقام مافوق از سیستم حضور و غیاب و سیستم پرسنلی و تهیه گزارشات خاص بصورت دستی یا کامپیوتری بر حسب مورد.
۱۱-۲-۸- تهیه پیش نویس کلیه مکاتبات مرتبط با کارکنان پس از تکمیل مدارک و مستندات مرتبط ، جهت ارائه به مدیر اداری.
۱۲-۲-۸- تهیه وتحویل کلیه معرفی نامه ها و سایر مکاتبات پرسنلی مجاز ، به پرسنل ذیربط.
۱۳-۲-۸- ابلاغ کلیه دستور العمل ها و اطلاعیه های مرتبط با کارکنان و اطمینان از اطلاع کلیه افراد ذینفع از مفاد آنها به نحو مقتضی .
۱۴-۲-۸- نظارت مستمر بر حسن اجرای بخشنامه ها و رویه های پرسنلی شرکت و اعلام بموقع محدودیتها و موانعی که موجب عدم اجرای صحیح آنها می گردد به مدیر اداری .
۱۵-۲-۸- انجام هماهنگی های لازم با کارکنان به منظور برگزاری جلسات عمومی و خاص اعلام شده از سوی مدیر اداری.
۱۶-۲-۸- پیگیری و اجرای کلیه طرح های رفاهی و انگیزشی کارکنان که از سوی مدیر اداری بصورت مستمر یا دوره ای یا موردی اعلام می گردد.
۱۷-۲-۸- تهیه و تکمیل فرم های تسویه حساب کارکنانی که با شرکت قطع همکاری نموده اند و پیگیری تکمیل آنها تا زمان ارائه به امور مالی .
۱۸-۲-۸- مراجعه به ادارات کار،تامین اجتماعی و … به منظور حضور در جلسات یا تحویل و دریافت نامه ها و ابلاغیه ها.
۱۹-۲-۸- دقت و مراقبت مستمر در نگهداری اسناد و مدارک و مکاتبات پرسنلی با رعایت اصل محرمانه بودن کلیه اطلاعات پرسنلی
۲۰-۲-۸- بایگانی کلیه مکاتبات و مدارک پرسنلی در پرونده پرسنل ذیربط یا سایر پرونده ها براساس نظر مدیر اداری.
۲۱-۲-۸- تنظیم قرارداد های کار جهت پرسنل جدید الاستخدام و تمدید قرارداد با سایر پرسنل قبل ازانقضا مدت قرارداد قبلی، پس از اخذ تائید و نظرات اصلاحی مدیر اداری و پیگیری تا زمان امضاء قرارداد و ارجاع آن به امور اداری در اسرع وقت .
۲۲-۲-۸- مراقبت و نگهداری اطلاعات سیستم های نرم افزاری تحویل گرفته شده و پیگیری جهت پشتیبانی و رفع مشکلات احتمالی آنها از شرکتهای مربوطه .
۲۳-۲-۸- ثبت نام واعلام ورود کارکنان جدیدالاستخدام و افراد تحت تکفل آنها و اعلام خروج پرسنلی که با شرکت قطع همکاری نموده اند به شرکت بیمه گر درمان تکمیلی .
۲۴-۲-۸- صدور معرفی نامه و دریافت و ارسال مدارک پزشکی کارکنان جهت دریافت خسارت یا معرفی به بیمارستان به شرکت بیمه گر درمان تکمیلی .
۲۵-۲-۸- پیگیری ودریافت هزینه های درمان کارکنان از شرکت بیمه گر درمان تکمیلی و پرداخت وجه مربوطه به افراد ذینفع برابر آئین نامه.
۲۶-۲-۸- پیگیری جهت صدور سایر بیمه نامه های مورد نیاز شرکت از طریق شرکت بیمه طرف قرارداد .
۲۷-۲-۸- پیگیری ، اطلاع رسانی بموقع و ثبت نام و دوره های آموزشی مورد تائید شرکت جهت کارکنان .
۲۸-۲-۸- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.